ITIN: guía práctica para solicitarlo paso a paso

Si vas a tener obligaciones fiscales en Estados Unidos y no puedes obtener un Social Security Number (SSN), el número que necesitas se llama ITIN. Es una de las piezas que más dudas genera, así que aquí está la versión ordenada, con los datos tal y como los publica hoy el IRS.

Qué es el ITIN y para qué sirve

El ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) es un número de identificación fiscal que emite el IRS para personas físicas que deben declarar o reportar algo en Estados Unidos y no reúnen los requisitos para un SSN.

Sirve para cumplir con el sistema fiscal estadounidense. No es un permiso de trabajo, no es un estatus migratorio y no sustituye al SSN. Tampoco es lo mismo que el EIN, que identifica a una empresa, no a una persona.

Quién lo necesita

Los casos más habituales entre fundadores de habla hispana son:

• Socios no residentes de una empresa estadounidense que deben presentar o recibir documentación fiscal en Estados Unidos.
• Personas que reciben ingresos de fuente estadounidense sujetos a retención o a declaración.
• Dependientes o cónyuges que deben figurar en una declaración federal.

Si tu caso no encaja claramente, la regla práctica es simple: el ITIN se pide cuando hay una obligación fiscal concreta que lo exige, no "por si acaso".

Cómo se solicita: el Formulario W-7

La solicitud se hace con el Formulario W-7. Con carácter general se presenta junto con una declaración federal del impuesto sobre la renta válida que motiva la solicitud, salvo que apliques alguna de las excepciones que el propio IRS reconoce (por ejemplo, ciertos supuestos de retención o de información de terceros).

Además del W-7 necesitas documentos que acrediten identidad y estatus de extranjero. El IRS exige documentos originales o copias certificadas por la entidad emisora; las fotocopias simples o los documentos notariados no se aceptan.

Por qué canales puedes presentarlo

Hoy el IRS contempla dos vías: por correo postal o en persona.

Por correo postal

Envías el paquete completo (W-7, declaración si aplica y documentación) al IRS. Es la vía más sencilla logísticamente y, a la vez, la que implica desprenderse de documentos originales si no usas copias certificadas.

En persona

• Taxpayer Assistance Center del IRS con servicio de ITIN: gratuito, revisa tu W-7 y autentica la mayoría de documentos.
• Sitios VITA con servicio de ITIN: gratuitos, con disponibilidad limitada y solo en Estados Unidos.
• Certifying Acceptance Agent (CAA): agente autorizado de pago. Revisa el W-7, ayuda a completarlo y autentica la mayoría de documentos, con límites según el documento y el solicitante. No puede autenticar identificaciones militares extranjeras; para dependientes, solo pasaportes y certificados de nacimiento. Los documentos que no pueda autenticar deben enviarse con la solicitud. Existen dentro y fuera de Estados Unidos.
• Acceptance Agent (AA): también autorizado y de pago, revisa y ayuda a completar el W-7, pero no autentica documentos. Esa es la diferencia clave frente al CAA.

Puedes contrastar las opciones en la propia tabla comparativa del IRS.

Cuánto tarda

El IRS pide que esperes 7 semanas para recibir la notificación sobre el estado de tu solicitud. Ese plazo sube a 9-11 semanas si presentas durante la temporada alta de declaraciones (del 15 de enero al 30 de abril) o si solicitas desde fuera de Estados Unidos.

Son estimaciones del IRS, no compromisos. Nadie —ni Maera ni ningún agente— puede garantizar una fecha de emisión ni la aprobación de un ITIN.

Errores que alargan el proceso

• Enviar el W-7 sin la declaración federal cuando no aplica ninguna excepción.
• Adjuntar fotocopias simples en lugar de originales o copias certificadas.
• Inconsistencias entre el nombre del pasaporte y el del resto de documentos.
• Datos incompletos en el motivo de la solicitud (la casilla que explica por qué necesitas el ITIN).

Cómo encaja esto en tu operativa

Si estás montando tu estructura en Estados Unidos, el orden importa: primero entiendes qué es una LLC y cómo tributa, luego el EIN de la empresa y, si tu caso lo requiere, el ITIN personal. Son identificadores y trámites distintos; confirma cuáles corresponden a tu situación.

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Aviso. Maera es un servicio administrativo: te acompañamos con la parte operativa y documental. No somos despacho de abogados ni firma contable, y este artículo es información general, no asesoramiento legal ni fiscal para tu caso. Antes de decidir, contrasta con las fuentes oficiales enlazadas y, si tu situación lo requiere, con un profesional en tu país.