ITIN: guia prático para solicitá-lo passo a passo

Se você terá obrigações fiscais nos Estados Unidos e não pode obter um Social Security Number (SSN), o número de que precisa se chama ITIN. É um dos pontos que mais geram dúvidas, por isso reunimos aqui uma versão organizada, com os dados exatamente como o IRS os publica atualmente.

O que é o ITIN e para que serve

O ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) é um número de identificação fiscal emitido pelo IRS para pessoas físicas que precisam declarar ou informar algo nos Estados Unidos e não cumprem os requisitos para obter um SSN.

Ele serve para cumprir as obrigações do sistema tributário dos Estados Unidos. Não é uma autorização de trabalho, não concede status migratório e não substitui o SSN. Também não é o mesmo que o EIN, que identifica uma empresa, não uma pessoa.

Quem precisa dele

Os casos mais comuns entre fundadores de língua espanhola são:

• Sócios não residentes de uma empresa dos Estados Unidos que precisam apresentar ou receber documentação fiscal no país.
• Pessoas que recebem renda de fonte dos Estados Unidos sujeita a retenção ou declaração.
• Dependentes ou cônjuges que precisam constar em uma declaração federal.

Se o seu caso não se encaixa claramente, a regra prática é simples: o ITIN deve ser solicitado quando existe uma obrigação fiscal específica que o exige, não "por precaução".

Como solicitar: o Formulário W-7

A solicitação é feita com o Formulário W-7. Como regra geral, ele deve ser apresentado junto com uma declaração federal válida de imposto de renda que justifique a solicitação, exceto quando alguma das exceções reconhecidas pelo próprio IRS se aplicar (por exemplo, determinadas situações de retenção ou de informações prestadas por terceiros).

Além do W-7, você precisa de documentos que comprovem sua identidade e condição de estrangeiro. O IRS exige documentos originais ou cópias certificadas pela entidade emissora; fotocópias simples ou documentos autenticados em cartório não são aceitos.

Por quais canais você pode apresentar a solicitação

Atualmente, o IRS prevê duas formas: pelo correio ou presencialmente.

Pelo correio

Você envia o pacote completo (W-7, declaração, se aplicável, e documentação) ao IRS. É a opção mais simples em termos logísticos e, ao mesmo tempo, exige o envio de documentos originais caso você não use cópias certificadas.

Presencialmente

• Taxpayer Assistance Center do IRS com serviço de ITIN: gratuito, revisa seu W-7 e autentica a maioria dos documentos.
• Sites VITA com serviço de ITIN: gratuitos, com disponibilidade limitada e somente nos Estados Unidos.
• Certifying Acceptance Agent (CAA): agente autorizado pago. Revisa o W-7, ajuda a preenchê-lo e autentica a maioria dos documentos, com limitações conforme o documento e o solicitante. Não pode autenticar identificações militares estrangeiras; para dependentes, apenas passaportes e certidões de nascimento. Os documentos que não puder autenticar devem ser enviados com a solicitação. Existem agentes dentro e fora dos Estados Unidos.
• Acceptance Agent (AA): também é autorizado e pago, revisa o W-7 e ajuda a preenchê-lo, mas não autentica documentos. Essa é a principal diferença em relação ao CAA.

Você pode comparar as opções na própria tabela comparativa do IRS.

Quanto tempo leva

O IRS orienta que você aguarde 7 semanas para receber a notificação sobre o status da sua solicitação. Esse prazo aumenta para 9-11 semanas se você fizer a solicitação durante a alta temporada de declarações (de 15 de janeiro a 30 de abril) ou a partir de fora dos Estados Unidos.

Esses são prazos estimados pelo IRS, não compromissos. Ninguém — nem a Maera nem qualquer agente — pode garantir uma data de emissão ou a aprovação de um ITIN.

Erros que prolongam o processo

• Enviar o W-7 sem a declaração federal quando nenhuma exceção se aplica.
• Anexar fotocópias simples em vez de documentos originais ou cópias certificadas.
• Inconsistências entre o nome no passaporte e o nome nos demais documentos.
• Informações incompletas no motivo da solicitação (o campo que explica por que você precisa do ITIN).

Como isso se encaixa na sua operação

Se você está estruturando sua operação nos Estados Unidos, a ordem importa: primeiro, entenda o que é uma LLC e como ela é tributada; depois, o EIN da empresa; e, se o seu caso exigir, o ITIN pessoal. São identificadores e procedimentos diferentes; confirme quais se aplicam à sua situação.

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Aviso. A Maera é um serviço administrativo: acompanhamos você na parte operacional e documental. Não somos um escritório de advocacia nem uma firma de contabilidade, e este artigo contém informações gerais, não orientação jurídica ou fiscal para o seu caso. Antes de tomar uma decisão, consulte as fontes oficiais indicadas e, se a sua situação exigir, um profissional no seu país.