ITIN: guia prático para solicitá-lo passo a passo

Se você vai ter obrigações fiscais nos Estados Unidos e não se qualifica para um Social Security Number (SSN), o número que precisa solicitar ao IRS se chama ITIN. Vejo muitos fundadores se confundirem com isso ou solicitá-lo antes da hora sem que seja necessário. Aqui esclareço tudo: o que é, quando você precisa dele e como solicitá-lo passo a passo segundo as regras oficiais vigentes.

O que é o ITIN e para que serve

O ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) é um número de identificação fiscal emitido pelo IRS para pessoas físicas que devem apresentar uma declaração de impostos ou declarar rendimentos nos Estados Unidos e não cumprem os requisitos para obter um SSN.

Ele tem uma finalidade estritamente tributária. Não é uma autorização de trabalho, não altera seu status migratório nem concede benefícios do Seguro Social. Também não é a mesma coisa que o EIN, que identifica sua empresa como pessoa jurídica, e não você individualmente.

Quem realmente precisa dele

Uma regra prática que sempre vale a pena ter em mente: o ITIN não é solicitado "por precaução", mas quando existe uma obrigação fiscal concreta que o exige.

Os casos mais comuns entre empreendedores e sócios fora dos Estados Unidos são:

• Sócios não residentes de uma empresa americana que devem apresentar ou receber documentação fiscal perante o IRS.
• Pessoas que recebem rendimentos de fonte americana sujeitos à retenção ou que são obrigadas a apresentar uma declaração federal de impostos.
• Cônjuges ou dependentes que precisam constar em uma declaração fiscal federal.

Como solicitá-lo: o Formulário W-7

O processo é feito por meio do Formulário W-7. Como regra geral, o IRS exige que esse formulário seja apresentado junto com uma declaração federal de imposto de renda válida que justifique a solicitação. A única exceção ocorre quando você se enquadra em alguma das situações específicas previstas pelo próprio IRS (por exemplo, determinadas situações de retenção ou declarações informativas de terceiros).

Junto com o W-7, você deve comprovar sua identidade e sua condição de estrangeiro. O IRS aceita apenas documentos originais ou cópias certificadas diretamente pela entidade oficial emissora. Fotocópias simples e documentos autenticados em cartório não são aceitos e farão com que sua solicitação seja rejeitada.

As formas de apresentação

Atualmente, o IRS prevê dois caminhos: por correio ou presencialmente.

Por correio

Você envia o pacote físico completo (o Formulário W-7, a declaração de impostos, quando aplicável, e a documentação exigida) ao endereço do IRS. É uma opção simples em termos de logística, mas tem a desvantagem de exigir o envio dos documentos de identidade originais caso você não tenha cópias certificadas pelo emissor.

Presencialmente

Se você preferir não enviar seus documentos originais pelo correio, existem opções presenciais:

• Taxpayer Assistance Center do IRS: é um serviço gratuito no qual revisam seu W-7 e autenticam a maioria dos documentos.
• Locais VITA: também são gratuitos, embora tenham disponibilidade limitada e funcionem apenas dentro dos Estados Unidos.
• Certifying Acceptance Agent (CAA): é um agente autorizado pago. Ajuda você a revisar e preencher o W-7 e tem autoridade para autenticar a maioria dos seus documentos de identidade. Considere as limitações: não pode autenticar identificações militares estrangeiras e, no caso de dependentes, autentica apenas passaportes e certidões de nascimento. Qualquer documento que não possa autenticar terá de ser enviado fisicamente com a solicitação. Há CAAs tanto nos Estados Unidos quanto em outros países.
• Acceptance Agent (AA): também é um agente autorizado pago que revisa e ajuda a preparar o W-7, mas a principal diferença em relação ao CAA é que não autentica documentos. Com um AA, você também terá de fornecer documentos originais ou cópias certificadas pela entidade emissora.

Você pode consultar a comparação entre essas opções diretamente na tabela do IRS.

Quanto tempo demora o processo

O IRS determina que você deve esperar cerca de 7 semanas para receber uma notificação sobre o status da sua solicitação. Esse prazo aumenta para 9 a 11 semanas se você fizer a solicitação durante a alta temporada de impostos (de 15 de janeiro a 30 de abril) ou se enviar o processo de fora dos Estados Unidos.

Tenha em mente que esses prazos são estimativas informativas do IRS, não datas garantidas. Ninguém —nem nós da Maera nem qualquer agente externo— pode prometer uma data exata de emissão nem garantir a aprovação do seu ITIN.

Erros comuns que atrasam o processo

Vejo solicitações paradas por descuidos simples que podem ser evitados:

• Enviar o Formulário W-7 sem anexar a declaração federal quando nenhuma exceção se aplica ao seu caso.
• Anexar fotocópias comuns em vez de documentos originais ou cópias certificadas pelo órgão emissor.
• Diferenças entre a forma como seu nome aparece no passaporte e nos demais documentos.
• Deixar campos incompletos na seção em que você explica o motivo fiscal pelo qual solicita o ITIN.

Como isso se encaixa na sua operação

Ao montar seu negócio nos Estados Unidos, a ordem dos fatores importa. Primeiro, vale a pena entender o que é uma LLC e como ela é tributada para ter clareza sobre seus fundamentos fiscais. Depois, você obtém o número da sua empresa entendendo o que é o EIN e como solicitá-lo de fora dos Estados Unidos, ou os passos específicos caso esteja providenciando seu EIN a partir do México: como solicitá-lo ao IRS. Só depois, se sua situação pessoal exigir perante o fisco, você prossegue com o ITIN.

Manter essa estrutura em ordem facilitará o cumprimento posterior de obrigações como o Formulário 5472 para uma LLC de proprietário estrangeiro: guia prático e a definição, com bancos ou clientes, do formato aplicável entre W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9: qual deles um proprietário estrangeiro de uma LLC precisa.

Se você precisa de apoio para constituir ou manter sua empresa em ordem, pode consultar nossos planos. Tenha em mente nosso aviso legal: na Maera, somos um serviço administrativo e ajudamos você com a gestão operacional e documental. Não somos um escritório de advocacia nem uma empresa de contabilidade, e estas informações são de caráter geral, não constituindo assessoria jurídica ou fiscal. Consulte sempre as orientações oficiais e converse com um profissional se seu caso específico exigir.