EIN vs. ITIN vs. SSN: diferencias y cuál necesitas

Cuando empiezas a operar con Estados Unidos desde otro país, te caen tres siglas casi al mismo tiempo: EIN, ITIN y SSN. Las tres tienen nueve dígitos y las tres aparecen en formularios fiscales, así que es normal pensar que son más o menos lo mismo. No lo son, y confundirlas es de los errores que más veo cuando alguien llena su primer formulario. Te explico cómo lo veo yo.

La forma más fácil de entenderlo

Imagínate un expediente con dos carpetas: en una está tu empresa y en la otra estás tú.

• EIN (Employer Identification Number): es el número de tu empresa ante el IRS, la autoridad tributaria federal de Estados Unidos. Aunque dice "employer", no necesitas tener empleados para necesitarlo.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): es tu número personal cuando tienes algo que cumplir ante el IRS y no puedes tener SSN. También lo emite el IRS.
• SSN (Social Security Number): es el número del Seguro Social. Lo emite la Social Security Administration (SSA), no el IRS.

Tener uno no te da los otros. El EIN de tu LLC no es tu identificación personal, y tu ITIN no es el número fiscal de tu empresa.

EIN: el número de tu empresa

Si creas una LLC (Limited Liability Company) en Estados Unidos, lo normal es que necesites un EIN para sus trámites fiscales, para abrir cuentas y para presentar declaraciones informativas. Ojo con esto: crear la LLC y sacar el EIN son dos pasos distintos. La empresa se forma ante un estado, como Wyoming, y el EIN se pide al IRS.

El EIN es gratis. Eso sí, la solicitud en línea del IRS no está disponible si el lugar principal de tu negocio está fuera de Estados Unidos; en ese caso el IRS te pide hacerlo por teléfono, fax o correo. Te cuento el proceso completo en qué es el EIN y cómo solicitarlo desde fuera de Estados Unidos.

Y para que no te vendan humo: el EIN no te garantiza una cuenta bancaria ni un procesador de pagos, no te permite trabajar ni vivir en Estados Unidos y no reemplaza tu número personal cuando un formulario te pide el tuyo.

ITIN: tu número cuando no puedes tener SSN

El IRS lo dice claro: necesitas un ITIN si tienes una finalidad fiscal federal y no eres elegible para un SSN. Se pide con el Formulario W-7 y sirve solo para temas fiscales federales.

También es claro con lo que no hace: no te da beneficios del Seguro Social, no te da ni te cambia un estatus migratorio, no te autoriza a trabajar en Estados Unidos y no sirve como identificación fuera del sistema fiscal. Además, puede vencer si dejas de usarlo y tendrías que renovarlo.

Aquí va algo que confunde a muchos: tener una LLC no significa que necesites un ITIN. Lo necesitas si tú, como persona, tienes una obligación o un trámite fiscal federal que lo exija. Lo explico paso a paso en nuestra guía práctica del ITIN.

SSN: el del Seguro Social

La SSA asigna el SSN gratis a ciudadanos estadounidenses y a algunos extranjeros: sobre todo a quienes tienen autorización para trabajar en Estados Unidos y, en casos limitados, a quienes tienen una razón válida distinta del trabajo. Se pide con el Formulario SS-5.

Si vives fuera de Estados Unidos y no tienes autorización para trabajar allí, lo más probable es que el SSN no sea una opción para ti. Justo para eso existe el ITIN. Y al revés: si puedes tener SSN, no te corresponde pedir un ITIN.

Cuándo vas a usar más de uno

Es completamente normal que tengas dos números en el mismo expediente:

• Tu LLC usa su EIN en sus trámites y en declaraciones informativas como el Formulario 5472 para una LLC de dueño extranjero.
• Tú usas tu ITIN o tu SSN cuando el trámite es personal, por ejemplo una declaración propia o un formulario que pide el número del beneficiario.
• Tus clientes y plataformas pueden pedirte uno u otro según quién recibe el pago. Si no sabes qué formulario entregar, revisa W-8BEN, W-8BEN-E o W-9.

El error que más se repite es poner el número de la persona donde va el de la empresa, o al revés. Antes de llenar cualquier formulario, yo me hago una sola pregunta: ¿este ingreso u obligación es de la empresa o es mío? Con eso tienes la mitad resuelta. Lo que te toque en tu país de residencia se revisa aparte; no depende de estos números.

Si quieres que te acompañemos, en Maera te ayudamos con la formación y el mantenimiento de tu LLC, la solicitud del EIN y el orden de tus documentos en nuestro Vault: puedes ver nuestros planes o, si lo que necesitas es el ITIN u otro trámite, nuestros servicios. No damos asesoría legal ni fiscal ni podemos garantizar aprobaciones de bancos, procesadores de pago o del IRS, así que cada caso conviene validarlo con un profesional.