Qué es el EIN y cómo solicitarlo desde fuera de Estados Unidos

Cuando abres una empresa en Estados Unidos, el EIN es lo primero que te van a pedir en casi todas partes: bancos, procesadores de pago, plataformas y marketplaces. Esta es la explicación práctica, con los datos que publica el IRS en las instrucciones del Formulario SS-4.

Qué es el EIN

El EIN (Employer Identification Number) es un número de nueve dígitos que el IRS asigna para identificar a una entidad a efectos fiscales. Es, en la práctica, el "número fiscal" de tu empresa en Estados Unidos.

Dos precisiones importantes:

• No sustituye a un SSN ni a un ITIN. El EIN identifica a la empresa; el SSN y el ITIN identifican a personas físicas.
• Tenerlo no implica tener empleados. El nombre despista: se usa igualmente en empresas sin nómina.

Para qué lo vas a necesitar

• Presentar las declaraciones e informaciones que correspondan a la empresa.
• Solicitar una cuenta bancaria empresarial (la apertura siempre depende del banco).
• Darte de alta en procesadores de pago y plataformas.
• Firmar contratos y emitir documentación con la identificación fiscal de la empresa.

Quién puede usar el asistente en línea del IRS

El IRS ofrece una solicitud en línea gratuita, pero con un requisito claro: el solicitante debe tener residencia legal, negocio principal, oficina o agencia en Estados Unidos o sus territorios, y la parte responsable debe contar con un número fiscal válido (SSN, ITIN o, en ciertos casos de entidades gubernamentales, EIN).

Si constituyes tu LLC desde México, España o cualquier otro país y no cumples esa condición de presencia, el asistente en línea no es tu vía.

Cómo solicitarlo si no tienes presencia en Estados Unidos

Por teléfono

Los solicitantes internacionales pueden llamar al 267-941-1099 (no es un número gratuito), de 6:00 a 23:00 hora del Este, de lunes a viernes. Quien llama debe estar autorizado para recibir el EIN y responder preguntas sobre el Formulario SS-4.

Por fax

Bajo el programa Fax-TIN, el IRS indica que, en general, recibes el EIN en unos 4 días hábiles, siempre que incluyas un número de fax para la respuesta.

Por correo

La solicitud por correo tarda, según el IRS, aproximadamente 4 semanas.

Son estimaciones del IRS. Ninguna de estas vías garantiza una fecha concreta de emisión.

La casilla 7b del SS-4, el punto que más falla

En la línea 7b debes indicar el número fiscal de la parte responsable. Si esa persona no tiene y no puede obtener un SSN o un ITIN, el IRS indica escribir "foreign" o N/A. La casilla no puede quedarse en blanco: es obligatoria.

La parte responsable debe ser una persona física, no una entidad (con la excepción de las entidades gubernamentales).

Si cambia la parte responsable

Los cambios de parte responsable se comunican al IRS con el Formulario 8822-B dentro de los 60 días siguientes. Es un trámite pequeño que se olvida con frecuencia y que conviene tener en el calendario de cumplimiento junto con el resto de obligaciones anuales de una LLC.

Errores frecuentes

• Intentar usar el asistente en línea sin cumplir el requisito de presencia en Estados Unidos.
• Dejar en blanco la línea 7b o inventar un número.
• Poner como parte responsable a una sociedad en lugar de a una persona física.
• Solicitar un EIN nuevo cuando la empresa ya tiene uno asignado.

Cómo encaja con el resto

El orden habitual es: constituir la LLC en el estado, obtener el EIN, y solo después abrir cuenta bancaria o darte de alta en procesadores. Si además necesitas un número fiscal personal, ahí entra el ITIN, que es un trámite distinto y con sus propios plazos.

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Aviso. Maera es un servicio administrativo: te acompañamos con la parte operativa y documental. No somos despacho de abogados ni firma contable, y este artículo es información general, no asesoramiento legal ni fiscal para tu caso. Antes de decidir, contrasta con las fuentes oficiales enlazadas y, si tu situación lo requiere, con un profesional en tu país.