EIN vs. ITIN vs. SSN: diferenças e qual você precisa

Quando você começa a operar com os Estados Unidos a partir de outro país, três siglas surgem quase ao mesmo tempo: EIN, ITIN e SSN. As três têm nove dígitos e aparecem em formulários fiscais, então é normal pensar que são mais ou menos a mesma coisa. Não são, e confundi-las é um dos erros que mais vejo quando alguém preenche seu primeiro formulário. Vou explicar como eu vejo isso.

A forma mais fácil de entender

Imagine um arquivo com duas pastas: em uma está sua empresa e, na outra, está você.

• EIN (Employer Identification Number): é o número da sua empresa perante o IRS, a autoridade tributária federal dos Estados Unidos. Embora diga "employer", você não precisa ter funcionários para precisar dele.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): é o seu número pessoal quando você tem alguma obrigação perante o IRS e não pode ter SSN. Também é emitido pelo IRS.
• SSN (Social Security Number): é o número do Seguro Social. É emitido pela Social Security Administration (SSA), não pelo IRS.

Ter um deles não dá a você os outros. O EIN da sua LLC não é sua identificação pessoal, e seu ITIN não é o número fiscal da sua empresa.

EIN: o número da sua empresa

Se você cria uma LLC (Limited Liability Company) nos Estados Unidos, normalmente precisa de um EIN para os trâmites fiscais dela, para abrir contas e para apresentar declarações informativas. Atenção a isto: criar a LLC e obter o EIN são duas etapas diferentes. A empresa é constituída perante um estado, como Wyoming, e o EIN é solicitado ao IRS.

O EIN é gratuito. Porém, a solicitação on-line do IRS não está disponível se o local principal da sua empresa estiver fora dos Estados Unidos; nesse caso, o IRS pede que você faça a solicitação por telefone, fax ou correio. Explico o processo completo em o que é o EIN e como solicitá-lo de fora dos Estados Unidos.

E para que não vendam falsas promessas a você: o EIN não garante uma conta bancária nem um processador de pagamentos, não permite que você trabalhe nem more nos Estados Unidos e não substitui seu número pessoal quando um formulário solicita o seu.

ITIN: seu número quando você não pode ter SSN

O IRS deixa isso claro: você precisa de um ITIN se tiver uma finalidade fiscal federal e não for elegível para um SSN. Ele é solicitado com o Formulário W-7 e serve apenas para assuntos fiscais federais.

Também deixa claro o que ele não faz: não dá benefícios do Seguro Social, não concede nem altera um status migratório, não autoriza você a trabalhar nos Estados Unidos e não serve como identificação fora do sistema fiscal. Além disso, ele pode vencer se você deixar de usá-lo, e seria necessário renová-lo.

Aqui está algo que confunde muita gente: ter uma LLC não significa que você precise de um ITIN. Você precisa dele se, como pessoa física, tiver uma obrigação ou um trâmite fiscal federal que o exija. Explico isso passo a passo em nosso guia prático do ITIN.

SSN: o do Seguro Social

A SSA atribui o SSN gratuitamente a cidadãos dos Estados Unidos e a alguns estrangeiros: principalmente àqueles que têm autorização para trabalhar nos Estados Unidos e, em casos limitados, àqueles que têm um motivo válido diferente do trabalho. Ele é solicitado com o Formulário SS-5.

Se você mora fora dos Estados Unidos e não tem autorização para trabalhar lá, muito provavelmente o SSN não é uma opção para você. É justamente para isso que o ITIN existe. E o contrário também se aplica: se você pode ter SSN, não deve solicitar um ITIN.

Quando você vai usar mais de um

É completamente normal ter dois números no mesmo arquivo:

• Sua LLC usa o EIN dela em seus trâmites e em declarações informativas como o Formulário 5472 para uma LLC de proprietário estrangeiro.
• Você usa seu ITIN ou SSN quando o trâmite é pessoal, por exemplo, uma declaração própria ou um formulário que solicita o número do beneficiário.
• Seus clientes e plataformas podem solicitar um ou outro dependendo de quem recebe o pagamento. Se você não sabe qual formulário entregar, confira W-8BEN, W-8BEN-E ou W-9.

O erro que mais se repete é colocar o número da pessoa onde deveria estar o da empresa, ou o contrário. Antes de preencher qualquer formulário, faço a mim mesma uma única pergunta: esta renda ou obrigação é da empresa ou é minha? Com isso, você já tem metade resolvida. O que for aplicável no seu país de residência deve ser analisado separadamente; não depende desses números.

Se quiser nosso acompanhamento, ajudamos você com a formação e a manutenção da sua LLC, a solicitação do EIN e a organização dos seus documentos em nosso Vault: você pode conhecer nossos planos ou, se precisar do ITIN ou de outro trâmite, nossos serviços. Não prestamos assessoria jurídica nem fiscal e não podemos garantir aprovações de bancos, processadores de pagamentos ou do IRS, por isso é recomendável validar cada caso com um profissional.