O que é o EIN e como solicitá-lo fora dos Estados Unidos

Ao abrir uma empresa nos Estados Unidos, o EIN é uma das primeiras coisas que vão pedir em quase todos os lugares: bancos, processadores de pagamento, plataformas e marketplaces. Esta é uma explicação prática, com os dados publicados pelo IRS nas instruções do Formulário SS-4.

O que é o EIN

O EIN (Employer Identification Number) é um número de nove dígitos atribuído pelo IRS para identificar uma entidade para fins fiscais. Na prática, é o "número fiscal" da sua empresa nos Estados Unidos.

Duas observações importantes:

• Não substitui um SSN nem um ITIN. O EIN identifica a empresa; o SSN e o ITIN identificam pessoas físicas.
• Ter um EIN não significa ter funcionários. O nome pode causar confusão: ele também é usado por empresas sem folha de pagamento.

Para que você vai precisar dele

• Apresentar as declarações e informações aplicáveis à empresa.
• Solicitar uma conta bancária empresarial (a abertura sempre depende do banco).
• Cadastrar-se em processadores de pagamento e plataformas.
• Assinar contratos e emitir documentos com a identificação fiscal da empresa.

Quem pode usar o assistente online do IRS

O IRS oferece uma solicitação online gratuita, mas com um requisito claro: o solicitante deve ter residência legal, negócio principal, escritório ou agência nos Estados Unidos ou em seus territórios, e a parte responsável deve ter um número fiscal válido (SSN, ITIN ou, em determinados casos de entidades governamentais, EIN).

Se você constitui sua LLC a partir do México, da Espanha ou de qualquer outro país e não atende a essa condição de presença, o assistente online não é uma opção para você.

Como solicitar se você não tem presença nos Estados Unidos

Por telefone

Solicitantes internacionais podem ligar para 267-941-1099 (não é um número gratuito), das 6:00 às 23:00, horário do Leste, de segunda a sexta-feira. A pessoa que liga deve estar autorizada a receber o EIN e responder a perguntas sobre o Formulário SS-4.

Por fax

Pelo programa Fax-TIN, o IRS informa que, em geral, você recebe o EIN em cerca de 4 dias úteis, desde que inclua um número de fax para a resposta.

Por correio

Segundo o IRS, a solicitação por correio leva aproximadamente 4 semanas.

Esses são prazos estimados pelo IRS. Nenhuma dessas opções garante uma data específica de emissão.

O campo 7b do SS-4, o ponto que mais causa erros

Na linha 7b, você deve informar o número fiscal da parte responsável. Se essa pessoa não tem e não pode obter um SSN ou um ITIN, o IRS orienta escrever "foreign" ou N/A. O campo não pode ficar em branco: ele é obrigatório.

A parte responsável deve ser uma pessoa física, e não uma entidade (com exceção das entidades governamentais).

Se a parte responsável mudar

As mudanças da parte responsável devem ser comunicadas ao IRS com o Formulário 8822-B dentro de 60 dias após a alteração. É um procedimento simples que costuma ser esquecido e que vale a pena incluir no calendário de conformidade junto às demais obrigações anuais de uma LLC.

Erros frequentes

• Tentar usar o assistente online sem cumprir o requisito de presença nos Estados Unidos.
• Deixar a linha 7b em branco ou inventar um número.
• Indicar uma empresa como parte responsável em vez de uma pessoa física.
• Solicitar um novo EIN quando a empresa já tem um atribuído.

Como ele se encaixa nas demais etapas

A ordem habitual é: constituir a LLC no estado, obter o EIN e, somente depois, abrir uma conta bancária ou cadastrar-se em processadores. Se você também precisar de um número fiscal pessoal, é aí que entra o ITIN, que é um procedimento diferente e tem seus próprios prazos.

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Aviso. A Maera é um serviço administrativo: acompanhamos você na parte operacional e documental. Não somos um escritório de advocacia nem uma empresa de contabilidade, e este artigo contém informações gerais, não orientação jurídica ou fiscal para o seu caso. Antes de tomar uma decisão, confira as fontes oficiais indicadas nos links e, se a sua situação exigir, consulte um profissional no seu país.